Registrazione contratto di locazione: come fare e quanto costa

Se hai deciso di locare un immobile di tua proprietà per una durata superiore ai 30 giorni la registrazione del contratto di locazione è una procedura obbligatoria e necessaria, da fare entro 30 giorni dalla firma del contratto (o dalla sua decorrenza, se anteriore) e dopo il pagamento della caparra dell’affitto da parte del conduttore.

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Registrare il contratto o registrarlo in ritardo implica delle sanzioni, ma al di là di questo la registrazione è una tutela per entrambe le parti: lo è per il proprietario in caso di inquilini morosi o inadempienti, e per l’inquilino che voglia beneficiare di agevolazioni o sgravi fiscali. La registrazione del contratto di locazione, inoltre, attesta l’esistenza del contratto stesso e garantisce che questo non sia modificato arbitrariamente in seguito.

Fatte queste premesse, vediamo nel dettaglio come registrare un contratto di locazione.

Affitto o locazione: quale contratto registrare

Comunemente i termini “affitto” e “locazione” sono usati come sinonimi, ma in realtà tra le due parole c’è una differenza sostanziale:

  • l’affitto è riferito ai contratti con i quali si concede l’uso di un bene produttivo (aziende, attività commerciali o terreni agricoli)
  • la locazione riguarda tutti gli altri casi in cui il bene non è di natura produttiva (abitazioni, negozi, terreni non agricoli o uffici)

In entrambi i casi, però, per legge bisogna registrare il contratto ed i successivi adempimenti quali cessione, risoluzione, proroga nonchè rinegoziazione.

Quanto costa registrare un contratto

Il primo tributo sulla registrazione del contratto di locazione è l’imposta di bollo, che ha un costo di 16 euro ogni 100 righe di contratto, di solito divise in quattro pagine da 25 righe ciascuna.

Registrazione del contratto: l’imposta di registro

Abbiamo poi l’imposta di registro, che ha un importo diverso a seconda del tipo di immobile e del valore del contratto:

  • per abitazioni è pari al 2% del canone annuo moltiplicato per gli anni di durata del contratto;
  • per edifici di natura strumentale è pari al 2% del canone o all’1% per locazione a soggetti passivi iva;
  • per i fondi rustici l’imposta corrisponde allo 0,50% del canone annuo moltiplicato per gli anni di durata del contratto;
  • per altri immobili è pari al 2% del canone annuo moltiplicato per le annualità.

C’è comunque una soglia minima di costo della registrazione del contratto di locazione per quanto riguarda l’imposta di registro ed è di 67 euro, da pagare in ogni caso per la prima annualità di registrazione.

A chi spetta ed entro quali tempistiche effettuare la registrazione

A questo punto probabilmente ti starai chiedendo chi paga la registrazione del contratto di locazione: locatore o conduttore? 

L’imposta di registrazione del contratto di locazione sia ad uso abitativo che commerciale spetta a entrambe le parti. Invece l’imposta di bollo è comunemente a carico esclusivo del conduttore nelle locazioni ad uso abitativo, e a carico esclusivo del locatore nelle locazioni ad uso commerciale.

Registrazione telematica o Agenzia delle Entrate: che differenze ci sono

La registrazione dei contratti di locazione si può effettuare:

  • in via telematica;
  • presso uno sportello dell’Agenzia delle Entrate;
  • tramite un intermediario abilitato.

In ogni caso, tutti i contratti di affitto vanno registrati utilizzando lo stesso apposito modello RLI.

La procedura telematica è obbligatoria per gli agenti immobiliari o per chi possiede almeno dieci immobili. In via facoltativa può essere utilizzata da chi è abilitato a utilizzare i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate (Fisconline o Entratel). Per la registrazione sarà necessario allegare la copia del contratto di locazione.

Invece, per registrare un contratto in via cartacea, ti dovrai recare presso un qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate sul territorio nazionale personalmente o attraverso un intermediario abilitato che avrai incaricato.

Per la registrazione dovrai portare:

  • il modello RLI compilato;
  • due originali del contratto oppure un originale e una copia conforme;
  • le marche da bollo per l’importo necessario, con data di emissione non successiva a quella di stipula del contratto, da applicare sugli atti;
  • la ricevuta del pagamento dell’imposta di registro effettuata con Modello F24, se non hai optato per la cedolare secca (nel qual caso pagherai l’imposta sostitutiva alle scadenze previste per l’Irpef).

Se tutta la documentazione è a posto, l’ufficio ti restituirà subito la copia registrata del contratto, corredata dal timbro con gli estremi della registrazione e la firma del funzionario dell’Agenzia.

Nel caso in cui tu decida di affidarti a un intermediario, la delega deve essere effettuata con un apposito modulo disponibile tramite il servizio telematico Entratel.

Modello RLI: come compilarlo e registrarlo

Nel modello RLI per la registrazione di un contratto di locazione andranno inserite innanzitutto le informazioni anagrafiche del soggetto che richiede la registrazione: cognome, nome e codice fiscale se persona fisica; denominazione, ragione sociale e dati del legale rappresentante se si tratta di società.

Serviranno quindi i dati relativi al contratto da registrare: tipologia, durata (con la data di inizio e scadenza), importo del canone annuo (se il contratto di locazione dura meno di un anno – come accade, per esempio, nelle locazioni transitorie, va inserito l’importo totale di tutti i canoni), il numero di copie da registrare, il numero di pagine, eventuali garanzie ed eventuali condizioni particolari.

Per quanto riguarda i dati dell’immobile affittato andranno indicati gli estremi catastali necessari per la sua individuazione (codice del Comune, foglio di mappa catastale, numero di particella ed eventuale subalterno), nonché la categoria catastale e la relativa rendita catastale. 

Bisognerà poi riportare i dati anagrafici (nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita) di tutti i locatori e di tutti i conduttori

Ciascun locatore dovrà inoltre indicare il regime di tassazione prescelto, ad esempio l’opzione della cedolare secca, per la sua percentuale di possesso dell’immobile. 

Inoltre, se il canone di affitto non è fisso per tutte le annualità si dovrà riportare nell’apposito riquadro i differenti canoni per ciascun anno di durata del contratto.

Se invece non si tratta di una registrazione iniziale ma di una proroga, un subentro una cessazione o rinegoziazionesarà necessario riportare gli estremi di registrazione del contratto a cui sono state apportate modifiche nel riquadro “adempimento successivo”

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